Gerade bei längerfristigen Mietverhältnisses erinnert sich bei Vertragsschluss niemand mehr daran, wie die Räume bei Vertragsbeginn ausgesehen haben. Zu berücksichtigen ist dabei auch, dass bei länger laufenden Mietverträgen auch Parteienwechsel nicht ausgeschlossen sind. Wird das Mietobjekt verkauft, so tritt ein neuer Vermieter in den Vertrag ein, dem der Zustand der Mietsache bei Vertragsbeginn überhaupt nicht bekannt ist.

Daher ist zu empfehlen, ein möglichst detailliertes Übergabeprotokoll zu erstellen.

Auch das Übergabeprotokoll sollte genau angeben, für welches Vertragsverhältnis es erstellt wurde, damit insgesamt eine einheitliche Schriftform im Sinne des § 126 BGB entsteht. Dies kann mit der folgenden einleitenden Formulierung gewährleistet werden:
Übergabeprotokoll zum Mietvertrag zwischen (Name des Vermieters) und (Name des Mieters) vom (Datum) über die Räume/Flächen (Straße und Hausnummer) wird das folgende Übergabeprotokoll erstellt (…).